يلا وظائف
مهارات تعدد المهام Multitasking: ما هي وكيف أطورها؟
مهارات تعدد المهام Multitasking: ما هي وكيف أطورها؟
ما هي مهارات تعدد المهام (Multitasking)؟
تعدد المهام، بالمعنى الشائع، هو القدرة على أداء أكثر من مهمة في وقت واحد. ومع ذلك، تشير الدراسات المعرفية إلى أن الدماغ البشري لا يقوم فعليًا بأداء مهمتين معقدتين في نفس اللحظة بشكل فعال. بدلاً من ذلك، هو ينتقل بسرعة فائقة بين المهام، مما يخلق وهم التزامن.
الأكثر دقة هو أن تعدد المهام الفعال يعني:
- التبديل السريع والفعال بين المهام: القدرة على الانتقال من مهمة لأخرى دون إضاعة الكثير من الوقت أو التركيز.
- إدارة الأولويات: فهم أي المهام تتطلب الانتباه الفوري وأيها يمكن تأجيله أو تفويضه.
- التخطيط والتنظيم: القدرة على تنظيم سير العمل لتشمل عدة مشاريع أو مهام في نفس الفترة الزمنية دون تداخل سلبي.
- التعامل مع المقاطعات: القدرة على التعامل مع الانقطاعات غير المتوقعة والعودة إلى المسار الصحيح بسرعة.
لماذا تعد مهارات تعدد المهام مهمة؟
- زيادة الإنتاجية: عندما تُدار بشكل صحيح، يمكن لتعدد المهام أن يساعدك على إنجاز المزيد في وقت أقل.
- تحسين الكفاءة: يسمح لك بمعالجة المهام المتشابهة معًا أو الاستفادة من أوقات الانتظار بين المهام.
- المرونة والتكيف: القدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة في سير العمل أو الأولويات.
- تلبية متطلبات العمل: العديد من الأدوار الوظيفية تتطلب من الأفراد التعامل مع مهام متعددة في آن واحد.
كيف تطور مهارات تعدد المهام بشكل فعال؟
تطوير هذه المهارة لا يعني محاولة القيام بكل شيء في وقت واحد، بل يعني أن تصبح أكثر ذكاءً في كيفية إدارة وقتك وتركيزك:
-
حدد أولوياتك بوضوح: قبل البدء في أي عمل، حدد المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا. استخدم أدوات مثل مصفوفة آيزنهاور (مهم/غير مهم، عاجل/غير عاجل) لتحديد الأولويات.
-
استخدم أدوات إدارة المهام: تطبيقات مثل Todoist، Trello، Asana، أو حتى تقويم Google يمكن أن تساعدك في تتبع مهامك، تحديد مواعيدها النهائية، وتنظيمها بشكل فعال.
-
تجميع المهام المتشابهة (Batching): بدلاً من التنقل بين مهام مختلفة تمامًا، قم بتجميع المهام المتشابهة معًا. على سبيل المثال، الرد على رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة، أو إجراء جميع المكالمات الهاتفية في فترة واحدة.
-
تقنية البومودورو (Pomodoro Technique): ركز على مهمة واحدة لمدة 25 دقيقة، ثم خذ استراحة قصيرة. هذا يساعد على الحفاظ على التركيز وتجنب الإرهاق الذهني، مما يجعلك أكثر فعالية عند التبديل بين المهام.
-
تجنب المقاطعات غير الضرورية: قلل من التشتت. أغلق إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، وأبلغ الزملاء بفترات تركيزك.
-
تعلم أن تقول “لا”: لا تبالغ في الالتزامات. إذا كانت مهامك الحالية لا تسمح بإضافة المزيد، تعلم كيف ترفض بلباقة أو تفاوض على المواعيد النهائية.
-
خذ فترات راحة منتظمة: الدماغ يحتاج إلى راحة ليعمل بكفاءة. فترات الراحة القصيرة تساعد على إعادة شحن التركيز وتجنب الإرهاق.
-
استخدم قوائم المراجعة (Checklists): تساعدك قوائم المراجعة على تتبع التقدم وضمان عدم نسيان أي خطوة، خاصة في المهام المعقدة.
-
التفويض (Delegation): إذا كان لديك فريق، تعلم كيف تفوض المهام المناسبة للأشخاص المناسبين. هذا يحرر وقتك للمهام الأكثر أهمية.
-
المراجعة والتكيف: في نهاية كل يوم أو أسبوع، راجع كيف أدرت مهامك. ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي يمكن تحسينه؟ التكيف المستمر هو مفتاح التطور.
تذكر أن الهدف ليس القيام بكل شيء في نفس الوقت، بل هو إدارة المهام بذكاء وفعالية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية دون المساس بالجودة أو صحتك العقلية.
nada
