اعمل بذكاء وليس بجهد ..8 أفكار فعالة لإنتاجية أعلى
اعمل بذكاء وليس بجهد ..8 أفكار فعالة لإنتاجية أعلى
«اعمل بذكاء وليس بجهد» قد تعتقد أن هذه المقولة تسويقية يستخدمها بعض المتحدثين لجذب الناس حولهم، وأنها غير حقيقية في بيئة العمل، لأنه لا عمل بدون جهد مضنٍ. فإن كنت من هؤلاء الأشخاص فأنت تفتقد الكثير من استراتيجيات الراحة المتوفرة في العمل بذكاء. فما هي حقيقة هذه المقولة؟
3 أسباب تدفعك إلى العمل بذكاء لا بجهد
قد يتسائل البعض لماذا اعمل بذكاء، وأحتمل عبء التخطيط والتنظيم والمجهود العقلي الذي يرافقهما، ولا التزم بالطريقة القديمة والكلاسيكية فقط. هذه الأسباب هي:
تقليل استنزافك
يدفعك العمل الجاد إلى استهلاك طاقتك كلها في محاولتك لإنجاز المهام، وربما لن تنتهي، وقد يسبب لك ضغط هائل ومستمر، إن كانت المهام كبيرة ومختلفة الأهداف ويمتد تأثيرها خارج بيئة العمل. ما يؤدي إلى الشعور بعدم الكفاءة، وأنك مجرد آلة. بينما العمل بذكاء يوفر لك طريق للإنجاز بأقل جهدٍ ممكن، فيحافظ على طاقتك وحيويتك لأمورك الشخصية.
فمثلًا تحديد المهام اليومية ووضع جدول لكيفية سير ساعات عملك اليومية، يُسهل عليك إدارة وقتك والانتقال بين المهام، ويجعلك مُلِم بمجريات اليوم، بينما البدء بالعمل بلا أي تخطيط ولا تحديد للأولويات يشتتك ويجعلك غير منظم، فتحتاج إلى وقت وجهد أكبر لإنجاز المهام.
تعزيز الشعور بالثقة
يُعدّ سير العملية الإنتاجية حسب الخطة التي وضعتها من أكثر الأشياء التي تعطيك الثقة بقدراتك، وتزيد من تحكمك بالوقت والمهام التي تتولاها. وبذلك يصبح العمل أكثر سلاسة، وقد تتمكن من تحقيق إنجازات أكثر في ساعات العمل نفسها، ما يزيد قيمتك لدى أصحاب الشركات وزملاء العمل، فتحقيق الإنجاز وتوفير الجهد إحدى متطلبات أي شركة.
زيادة إبداعك
يتطلب بناء خطة العمل وتحديد احتياجاتك كاملة إلى بذل مجهود عقلي، فتحتاج إلى كتابة خطة عمل واضحة، وقد تُعدّل عليها أكثر من مرة؛ حتى تصل إلى أفضل مسار لإنجاز مهامك، ما يضمن لك الاستغلال الأمثل لكل دقيقة في ساعات عملك.
كذلك يدفعك العمل بذكاء إلى خلق استراتيجيات بسيطة وجديدة لإكمال المهام، سواء باستخدام برامج أسهل في التعامل، أو إنشاء بيئة تواصل سريعة ومتفاعلة. وهذا يزيد من إبداعك، لأنك تتعلم التخطيط الجيد، والموارد الأفضل لك.
8 نصائح تساعدك على العمل بذكاء
لتطبق العمل بذكاء في بيئة العمل فضلًا على كل مناحي حياتك، إليك بعض النصائح التي سترسم لك خريطة الطريق؛ لتحقيق أقصى استفادة ممكنة وتطوير قدراتك:
1. أنشئ قائمة بمهامك
وجود قائمة بالمهام المراد إنجازها خلال اليوم ضروري لتضع تصورًا واضحًا لكيفية استغلال وقتك. يحدث ذلك عن طريق تحديد مهام اليوم، ووضع الأوقات اللازمة لكل مهمة، وترتيبها حسب ما تراه مناسبًا. حاول مراقبة نفسك في أثناء قيامك بالمهام، واستخدم مؤقت لتعلم الوقت الذي تحتاجه لإنهاء كل مهمة على حِدة، إذ يساعدك ذلك جدًا في عملية تنظيم الوقت، وتحديد عدد الساعات اللازمة لإتمام عملك اليومي.
كما يُنصح البدء بالمهام الكبيرة والأصعب أولًا؛ لأنك تكون أكثر نشاطًا وتركيزًا، وتزيل بذلك أكبر عبء لليوم، ما يسهل عليك التعامل مع باقي التزاماتك اليومية.
2. اتبع قاعدة الدقيقتين
تعتني قاعدة الدقيقتين بالمهام الصغيرة التي لا تحتاج إلى وقت كبير وغالبًا ما تؤجل، مثل: الرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو تحديد المهام التي أُنجزت، أو تسليم مشروع مُنجَز. إذ يمكنك إنجازها في الأوقات بين المهام، أو في الفواصل الزمنية وأوقات الانتظار البسيطة، وبذلك تستغل الوقت وتضيف إلى قائمة إنجازات اليوم.
بالتأكيد لن تنجز المهمة في هذا الوقت القصير، لكن القاعدة أُسست على أن الالتزام بأي مهمة يحتاج منك لإعطائها دقيقتين من وقتك، ما يدفعك للعمل إنهائها بعد ذلك؛ لأنك بدأت بها فعلًا وأنهيت جزءًا منها.
3. تجنب تعدد المهام
قد تعتقد أن أفضل طريقة لاستغلال الوقت وإنجاز المهام بأسرع وقت ممكن، هو العمل على أكثر من مهمة في آن واحد، وهذه فكرة خاطئة. فقد أظهرت الدراسات أن تعدد المهام قد يؤدي إلى تراجع إنتاجيتك لما يصل إلى 40% بسبب التشتت، وإضاعة الوقت في التنقل بين المهام، كذلك يقلل من جودة مخرجاتك ويؤثر بالسلب على النتيجة النهائية.
ولتطبق مقولة «اعمل بذكاء وليس بجهد» يجب أن يكون تركيزك في أعلى مستوياته، وفي هدف واحد، إذ يساعدك على العمل أسرع ويضمن الخروج بنتيجة مُرضية. كما يحفزك الإنجاز الجيد البدء بمهام أخرى، دون إضاعة الكثير من الوقت.
4. التزم بنظام صحي
يواجه العاملون عن بعد خطر العديد من مشاكل النوم، وآلام الظهر والرقبة نتيجة الجلوس لساعات طوال على الكرسي، وقد يمتد الأمر إلى آلام في العينين والصداع، وهذا بالتأكيد يؤثر بالسلب على الإنتاجية والراحة النفسية لك.
لتجنب هذه الأمور التزم بنظام صحي، فيه عدد ساعات نوم كافية ومتناسبة مع ساعتك البيولوجية، ثم أن الاستيقاظ صباحًا يوفر لك الوقت لاستعادة النشاط والحصول على فطور صحي، مما يؤهلك لبدء العمل بحيوية ودون تكاسل أو قلة تركيز، والحفاظ على صحتك الجسدية والنفسية. فالعمل بذكاء غير مرتبط بالعمل فقط، بل بصحتك أيضًا.
5. اعمل على فترات
عند العمل لساعات متواصلة فإن ذلك يستنفذ تركيزك ويقلله تدريجيًا، لذلك تقسيم اليوم إلى كتل زمنية يساعدك على الانخراط أكبر في بيئة العمل، ويوفر لك أوقات متفرقة للحصول على قسط من الراحة، وإن كان فقط الوقوف في مكان والمشي قليلًا؛ لتجديد نشاطك.
كما أن هناك العديد من الجداول الزمنية، فمنها: تقسيم اليوم إلى 90 أو 60 دقيقة حسب ما تراه مناسبًا للمهام التي تتولاها، أو استخدام نظام Pomodoro وفيه تعمل لمدة 25 دقيقة مقابل 5 دقائق راحة.
6. بسّط المهام الكبيرة
يصعُب إنجاز المهام الكبيرة دفعة واحدة، لذلك يحتم عليك تقسيم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر وأكثر تفصيلًا، ما يجعلها تحتاج جهد أقل لإنجازها. كما يُعد إنجاز العديد من المهام السهلة والمتتالية المرتبطة ببعضها موضوع أبسط، من إنجازها كمهمة واحدة. كما تُعد هذه الاستراتيجية حلًا أبسط للعديد من المهام المرتبطة بموضوعٍ واحد، مقارنةً بإنجازها دفعةً واحدة.
7. ابتعد عن المشتتات
التشتت هو عدو التركيز الذي يضمن لك العمل بذكاء، ويأتي غالبًا من الأشياء المحيطة بك، مثل: العائلة والهاتف ومحيط مكان العمل. فقد تقاطعك متطلبات العائلة في أثناء عملك، من ذهاب للتسوق أو عملٌ في البيت، ولحل هذا الأمر عليك الاتفاق مع عائلتك على أوقات عملك لئلا يزعجوك، أو العمل خارج المنزل.
كذلك استخدام الهاتف المحمول خلال العمل فيه الكثير من إضاعة الوقت بتصفح مواقع التواصل دون فائدة تُرجى، والأفضل هو تركه بعيدًا عنك وكتم إشعاراته؛ لتتجنب أي صوت صادر عنه قد يشتتك.
8. نظّم مكان عملك
تنظيم مكان العمل يجعلك أكثر انفتاحًا للبدء بالمهام، لذا وفر لنفسك الأدوات المناسبة مثل الكرسي مع مسند للظهر والرقبة، والإضاءة الجيدة المريحة للعينين. فهذا يجعل حالتك النفسية والجسدية بأفضل حالاتها، ما يوهبك الصفاء الذهني للتعامل مع المهام بأفضل طريقة. كما من الضروري توفير الأدوات اللازمة لاستكمال المهام؛ لتحمي نفسك من مقاطعة العمل في منتصفه، وإضاعة الوقت في الحصول على ما ينقصك.
يُعدّ اتباع طرق العمل بذكاء وسيلة ممتازة لتحقيق تميزك في العمل، ويخلق لك طريقة فريدة في إنجاز الأعمال، وربما تكون علامة مميزة يُستدل بها عليك في المستقبل. اصنع طريقك الخاص، فمجال الإبداع لا حد له.
=================
